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Wie digitale Archive Unternehmenswissen nutzbar machen
Ist das Zeitalter der physischen Archive vorbei? Für Sascha Büchler, Leiter Innovation beim IT-Dienstleistungsunternehmen CENT Systems, gibt es darauf nur eine Antwort. Der Innovationsexperte sieht papierbasierte Archive als strukturelle Hürde für effiziente Prozesse – und erklärt im Gespräch, weshalb e-Archivlösungen den Weg in die Zukunft weisen.
Sascha Büchler (l.) verantwortet bei CENT Systems den Bereich Innovation und Digital New Business (Bild: zVg)
Sascha Büchler, in einem früheren Beitrag erklärten Sie das Zeitalter der papierbasierten Archive für beendet. Was stört Sie an klassischen Archiven?
Die kurze Antwort lautet: Physische Archive sind nicht mehr zeitgemäss. Das liegt einerseits an den exponentiell wachsenden Datenmengen, aber auch an den steigenden Anforderungen an die Verfügbarkeit von archivierten Dokumenten. In KMU und grösseren Unternehmen wird der Ruf nach einem orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf geschäftsrelevante Dokumente lauter. Das verändert die Rolle des Papierarchivs. Das einstige Zentrum der Dokumentenverwaltung wurde so im Eiltempo zur strukturellen Hürde für effiziente Prozesse.
Was hindert Unternehmen daran, das Archiv auf eigenen Servern selbständig zu digitalisieren?
Geschäftsrelevante Dokumente dürfen nicht einfach auf einen Stick geladen und auf einen Server übertragen werden. Die Geschäftsbücherverordnung der Schweiz – kurz GeBüV – erlaubt die digitale Archivierung von Dokumenten nur dann, wenn diese revisionssicher gespeichert werden und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen gewährleistet ist. Zudem müssen die Dokumente während der gesamten Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben. Moderne e-Archivlösung berücksichtigen diese anspruchsvollen gesetzlichen Anforderungen und garantieren, beispielsweise mit fälschungssicheren Zeitstempeln und einer lückenlosen Protokollierung sämtlicher Anpassungen, die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen.
«Die in digitalen Archiven integrierte KI macht Wissen, das bisher in physischen Archiven verstaubte, intuitiv zugänglich.»
Sascha Büchler, Leiter Innovation, CENT Systems AG
Archive werden also digital. Inwiefern bereichert dieser Wandel die Prozesseffizienz in Unternehmen?
Digitale Archive verändern die Art und Weise, wie wir mit geschäftsrelevanten Dokumenten interagieren, fundamental. Die Grundlage dafür schafft die Integration von Künstlicher Intelligenz in e-Archivlösungen. Das im elektronischen Archiv gespeicherte Wissen wird dabei mittels KI-Chatbot innert Sekunden zugänglich gemacht – und zwar nicht nur mit standar-disierten Suchmöglichkeiten, sondern mit individuellen Fragestellungen. Die Künstliche Intelligenz erkennt Zusammenhänge und macht Wissen intuitiv zugänglich – Wissen, das bisher in physischen Archiven sprichwörtlich verstaubte oder unter Aktenbergen ver-schwand.
Wie gehen Sie mit Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit KI und sensiblen Unternehmensdaten um?
Die Künstliche Intelligenz ist ausschliesslich innerhalb der Firmengrenzen aktiv. Bei in der Schweiz entwickelten und betriebenen e-Archivlösungen kommt eine weitere Komponente hinzu: Die gespeicherten Daten unterliegen dem Schweizer Datenschutzgesetz und landen nicht auf im Ausland betriebenen Cloud-Diensten. Die Entscheidung, auf ein e-Archiv aus Schweizer Entwicklung zu setzen, ist demnach nicht nur ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Prozesseffizienz und Automatisation, sondern eine wesentliche Voraussetzung, um die Datenhoheit zu behalten.
Das Smart Archive von CENT Systems
Mit dem Smart Archive bietet das IT-Dienstleistungsunternehmen CENT Systems eine GeBüV-zertifizierte e-Archivlösung zur revisionssicheren Ablage von geschäftsrelevanten Dokumenten. Der im Smart Archive integrierte KI-Chatbot ermöglicht mit intuitiven Abfra-gemöglichkeiten die direkte Kommunikation mit den archivierten Dokumenten und schafft so Mehrwerte, die bisher als Zukunftsmusik galten.
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